Dénicher un traiteur capable de sublimer votre événement et de transformer votre projet en assiettes et petits fours n’est pas toujours chose aisée.
Pourtant, une fois la perle rare trouvée (Choux de Bruxelles et KTCHN Natural bien sûr !), il vous faudra encore définir avec lui les mille et un détails qui feront de votre événement un succès. Pour vous aider dans cette tâche, nous vous proposons une « check list » des principaux points à prendre en compte pour parer à toutes les éventualités pouvant survenir le jour J…
Allergies alimentaires ? Régimes particuliers ?
Lors de tout événement, il y a de fortes probabilités qu’au moins un convive soit tenu à un régime alimentaire particulier en raison d’une allergie (gluten, fruits secs, lactose…) ou de convictions religieuses (Kasher, Halal…). Afin de satisfaire le plus grand nombre, il est important d’être certain que votre traiteur propose une alternative au menu principal tenant compte de ces spécificités. Votre traiteur vous demandera cependant certainement une estimation du nombre de menus spéciaux à prévoir, il vous faudra donc également penser à prévoir un espace sur le coupon-réponse de votre invitation pour préciser ce type d’information.
Enfants admis
Si votre événement est susceptible d’accueillir un grand nombre d’enfants, pensez à envisager un menu adapté à leurs goûts et exigences. Tenez également compte des plus petits dans votre plan de table. Regroupés à la même table, ils passeront un moment beaucoup plus agréable que seuls à la table de leurs parents.
Quels sont les différents types de repas/buffets ?
Les possibilités de service lors d’un événement sont nombreuses et variées. Pour faire votre choix parmi celles-ci, il vous faudra réfléchir à l’ambiance que vous souhaitez donner à votre événement.
Le dîner assis (ou banquet) est un must pour les mariages. Mais vous pouvez offrir à votre événement une atmosphère plus dynamique en optant pour une formule buffet, walking dinner ou encore des échoppes en live cooking entre lesquelles vos invités se promèneront à leur guise, de découverte en découverte.
Il en va de même pour les boissons. Pour éviter à vos convives d’attendre au bar, optez pour un service continu à table ou un passage des boissons en salle sur un plateau.
Quels sont les services inclus ?
Afin de vous éviter une mauvaise surprise le jour J, il est important de convenir avec votre traiteur des produits et/ou services inclus dans le prix. Le personnel de service est-il inclus? Si oui jusque quelle heure? Le matériel (nappes, serviettes, vaisselle, couverts…) est-il fourni?
Listez l’ensemble de vos besoins et passez en revue cette liste avec votre traiteur afin d’être certains de tomber d’accord sur l’organisation de l’événement. Pensez à effectuer cette vérification suffisamment longtemps avant la date de l’événement pour pouvoir faire appel à un prestataire externe dans le cas ou certains services nécessaires ne seraient pas fournis par votre traiteur (décoration florale, animation musicale…).
N’hésitez pas non plus à demander à votre traiteur, pour ces prestations complémentaires, les références de partenaires de confiance avec lesquels il a déjà travaillé.
Ma réservation est-elle modifiable ?
Pensez également à interroger votre traiteur sur les délais dans lesquels vous devez signaler une modification des menus, des horaires ou du nombre de convives. En effet, tout étant organisé au millimètre près pour votre satisfaction, une modification de dernière minute risque parfois de mettre en péril la bonne marche de votre événement.
Quelles sont les possibilités d’aménagement et de décoration ?
Vous avez décidé d’en mettre plein la vue à vos invités avec une sculpture de glace de quatre mètres de haut, un show son et lumière et un cracheur de feu? Merveilleux! Mais n’oubliez tout de même pas de vérifier si les dimensions de la salle, les autorisations urbanistiques ainsi que l’organisation du service traiteur se prêtent à la mise en œuvre de vos projets…
Suis-je assuré ?
Avant le grand jour, informez vous de la mesure dans laquelle votre responsabilité est engagée pour les dommages pouvant survenir dans la salle d’événement et aux alentours. Le fournisseur de salle est-il assuré pour tous les dommages? Le personnel du traiteur et/ou des prestataires externes est-il assuré pour les incidents survenus dans le cadre de leurs fonctions. Devez vous souscrire une assurance RC « organisation d’événement »? Un accident est si vite arrivé, mettez toutes les chances de votre côté pour qu’il n’entache pas le souvenir de votre événement.
